Nombre:
Agerdy Fajardo Marte
Matrícula:
17-6204
Asignatura:
Tecnología de la información y comunicación
La Contabilidad y la Informática
Conceptos
La contabilidad, es la
técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación
económica y financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar
la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando
la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las
distintas partes interesadas.
La Informática, es una
ciencia que estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar
y transmitir información y datos en formato digital. La informática se ha
desarrollado rápidamente a partir de la segunda mitad del siglo XX, con la
aparición de tecnologías tales como el circuito integrado, Internet y el
teléfono móvil.
Importancia de la Informática en la
contabilidad
Para hablar con
propiedad sobre la importancia de la informática en los sistemas de
contabilidad, debemos hablar de los orígenes de la contabilidad y como en sus
inicios se desenvolvía esta ciencia sin la utilización de la herramienta
informática, de este modo podremos visualizar la diferencias entre el antes y
después de la introducción de la informática en el área contable.
La Contabilidad
se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar
registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para
guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos
historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas
contables que se derivaban del intercambio comercial.
Anteriormente
todos los trabajos contables se realizaban a mano, lo que provocaba que todo el
proceso contable fuera más lento y tedioso a la hora en que este se quería
realizar, pero hoy en día tenemos la ventaja de que la informática nos ayuda a
que el proceso sea más rápido menos tedioso a la hora de realizarse.
Antes de la
informática las operaciones de registraban en el diario, luego al mayor, y se
afectaba las cuentas auxiliares, con el cual se preparaba el balance y el estado de resultados, el cual
se empleaba más personal en el departamento de contabilidad, era más factible
cometer errores. Ahora simplemente al capturar información de las pólizas, el
sistema se encarga de efectuar los registros en el diario, mayor, auxiliares y
se obtienen al momento estados financieros (balance y estado de resultados).
Gracias a la
informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en
organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose
ésta en una poderosa herramienta de información.
El uso de la
informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades
que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo
hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay
que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases
que los sistemas le brindan al contador. Considero que la informática es
fundamental en la formación integral de todo Contador Público, porque le brinda
herramientas primordiales en el desarrollo de su vida profesional,
permitiéndole una actualización constante a los cambios de la sociedad, y a
optimizar su trabajo, dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos
dentro de una organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y
toma de decisiones dentro de la entidad.
Relación de la contabilidad con la informática
La informática
contribuye a facilitar la operación contable, a procesar los documentos para
elaborar reportes de estados financieros en forma más exacta y sobre todo
rápida, la administración hace uso de los datos presentados por la contabilidad
para la toma de decisiones, sobre el rumbo adecuado de la inversión y la
implementación de medidas para maximizar las utilidades de una empresa.
Es decir la
informática ayuda a procesar los datos contables, y la administración analiza
los resultados presentados por la contabilidad para poder hacer un diagnóstico
de si se están utilizando bien los recursos de la empresa y se están obteniendo
utilidades o ganancias y si se pueden mejorar. Dios te bendiga y espero haber
sido de utilidad.
La contabilidad
es la fuente de información de la administración, de ella se vale el
administrador para tomar decisiones, le es indispensable. Y la informática en
los tiempos que vivimos donde la información es muy abundante es un elemento
indispensable para agilizar la contabilidad y la administración. En resumen se
complementan.
Ventajas y Desventajas de la Informática en la
contabilidad
Los sistemas
computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas
principales son las siguientes:
Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar información con mayor rapidez que
uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que
consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma
manual.
Volumen de producción.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema
computarizado por su rapidez de procesamiento.
Protección contra errores.
Se reduce mucho el número de
errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser
humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.
Pases automáticos al mayor.
Los pases al mayor se realizan en
forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo.
La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino
que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la
computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el
doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o
viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
Preparación automática de informes.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden
producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e
Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
Impresión automática de documentos.
Un sistema computarizado
proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas,
Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados
de Ingresos de los Empleados, entre otros.
Los Sistemas Computarizados
también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y
podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que
ofrece a la empresa.
Las
principales limitaciones son:
Alto costo de
inversión al instalar un sistema computarizado.
El costo de mantenimiento es alto y complejo.
El costo de mantenimiento es alto y complejo.
El alto costo en
el entrenamiento del personal. Los programas deben ser confiables.
La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones
adecuadas.
En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas
de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo
cual para muchos no es preocupante.
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de
información: Es un conjunto de elementos conectados que recoge datos, los
procesa y convierte en información, almacena y posteriormente lo da a conocer a
sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura,
procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de
decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la
contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa
con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera
ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar
y así cumplir con los objetivos.
El SIC no sólo ha
de ser un sistema que facilite información, que permita a la dirección de la
empresa ejercer un simple control técnico sobre la misma, sino que debe
permitir la toma de decisiones. También el sistema de información contable es
una buena vía para que las empresas tengan una comunicación más adecuada tanto
interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando
en dichas empresas abra una mejor organización y una buena toma de decisiones
que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el mercado.
El objetivo
principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el
registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una
manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual
permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De
igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que
tiene en todas las áreas para así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor
rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad.
Tecnología en la contabilidad
El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda
duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que
permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información.
Al
incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos
consecuencias:
·
Mejoras
en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).
·
Pero las tecnologías de la información pueden y deben
producir también cambios en el diseño de sistemas de información.
En
cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y
sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas
mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que
nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar
nuevos sistemas de información. Entre los primeros podemos citar la mayor
velocidad que supone utilizar un soporte informático para:
·
Obtener
los balances y cuentas de resultados en tiempo
real
·
Depositar
las cuentas en los registros mercantiles por
Internet
·
Liquidar
los impuestos por Internet
·
Enviar
facturas por intercambio electrónico de información.
La computadora y
la contabilidad, una alianza necesaria
Resumen: En el presente
artículo se expone una breve historia de cómo y porqué se empezaron a utilizar
las computadoras en la contabilidad, dejando claro las ventajas que los
sistemas informáticos adquieren en el actual panorama de Internet. Se
evaluó el tema para la realidad cubana, particularizando en el sistema más usado
para garantizar la Contabilidad, la Auditoria y el Control Interno en Cuba,
mencionando además los principales riesgos y retos que demandan esta relación
de las computadoras con la contabilidad.
Abstract: In this article, you will find a brief history of how and why the
use of computers started in accounting, making clear the advantages that
computer systems acquire in the current landscape of the Internet. The topic
was evaluated for the Cuban reality, particularizing in the most used system to
guarantee the Accounting, Audit and Internal Control in Cuba, also mentioning
the main risks and challenges that demand this relationship between computers
and accounting.
Palabras Claves: Informática,
contabilidad, internet, información, auditoría, control interno
Keywords: Computing, accounting, internet, information, audit, internal control
Actualmente son
muchas las disciplinas que se vinculan a la informática, siendo la contabilidad
una de las que ha mantenido un estrecho vínculo.
¿Desde cuando se usa
la computadora en la contabilidad?, ¿cómo se usa hoy en el contexto de
Internet? y ¿qué se pretende en el futuro de esta perdurable relación?
Contestar estas y otras preguntas resulta válido si se aborda sobre estos
temas.
Esta disciplina
aparece con la necesidad del ser humano de contar y registrar sus producciones.
La contabilidad moderna se inicia en la época del Renacimiento, pero al
aumentar la necesidad de información con la Revolución Industrial, uno de los
pioneros de la contabilidad, Luca Pacioli, desarrolló
el método de la partida doble, empleado en la actualidad, para representar un
hecho económico ((Ecured, 2016).
La llegada de las
computadoras a la contabilidad ha significado un avance para la misma, donde
hoy resulta difícil imaginar la contabilidad de un negocio sin computadoras.
En décadas anteriores
no todas las empresas contaban con computadoras y era importante anotar cada
hecho económico que sucedía manualmente en un libro llamado Mayor, el cual se
subdivide oportunamente en cuentas, subcuentas y demás elementos de
clasificación que ayudaban a la posterior suma que se debía realizar en el
mejor de los casos, mediante una calculadora.
Era así como se
conocían los bienes con los que contaba la empresa, sus deudas o
compromisos y si el resultado de su gestión producía ganancias o pérdidas.
El resultado de este
proceso brinda el capital más importante para cualquier entidad, “la
Información”.
Ello significa que si
la empresa contara con el profesional más capacitado e incluso, con
bienes materiales de un alto valor, estos no serían usados convenientemente si
el hombre que tiene que tomar decisiones no está debidamente informado
para hacerlo.
Entonces, aquí es
donde la informática se involucra. La contabilidad puede considerarse como una
especialidad que ha usado las computadoras desde sus primeros pasos y de forma
muy generalizada. Prueba de ello lo es el diseño propio de sistemas operativos
Windows, que cuentan con un paquete de Office muy usado por los contadores.
El desarrollo
tecnológico ofrece información de primera mano oportunamente, su principal
ventaja consiste en que estos datos son certeros, correctos y exactos. Es
evidente que aunque el error no puede desecharse por completo, un computador
realiza las operaciones en menor tiempo y con una posibilidad mínima de error
comparado con los seres humanos.
Si se analiza que la
contabilidad es una herramienta muy útil para la economía y que esta última
está estrechamente vinculada a toda forma de producir bienes y servicios, entonces
no sería erróneo comprender que la Informática y las Comunicaciones han
cambiado las actuales relaciones de producción. Cada avance en las Tecnologías
de la Información y la Comunicación constituye un paso adelante en el
desarrollo de las formas productivas.
Qué decir de
Internet, que permite el acceso a correo, Chat o conversaciones en tiempo real,
el acceso remoto a cualquier computador, los sistemas para transferir saldos,
facturas, informes y todo tipo de ficheros, las videoconferencias; acciones todas
de gran impacto en la actividad del contador.
La contabilidad
online es sencilla, ya que no requiere de un experto en contabilidad para
manejarla, aunque se recomienda un asesor contable para supervisar. Sólo se
necesita tener un navegador y conexión a Internet.
Este binomio,
navegador y conexión a Internet, ha demostrado tener un estrecho vínculo. Las
ventajas son evidentes, pues es posible la actualización constante sin tener
que instalar ningún programa, ni ponerlo al día cada vez que haya una mejora,
los datos se almacenan en una nube sin tener que cargar con discos duros y la
Información está centralizada en un mismo lugar por lo que resulta fácil de
compartir.
Todo es más barato al
no tener que comprar servidores, pues solo se necesita acceder con una cuenta
de email, una contraseña y empiezas a trabajar. El tiempo que se ahorra se
puede dedicar a los aspectos más productivos del negocio.
La muestra más
evidente del actual desarrollo de la economía globalizada es la bolsa de
valores, juego financiero de la Red de Redes, donde se puede adquirir
altas cantidades de dinero, pero también se puede quedar arruinado de un
momento a otro. Con un simple clic se puede decidir el futuro de una
empresa. En este caso no solo cuenta estar bien informado, ya que a este nivel
la especulación financiera juega un importante papel y la incertidumbre
puede jugar una mala pasada al más experto de los contadores.
Algunos términos
necesarios para comprender la relación de la contabilidad con la
informática son:
Aplicación informática: Tipo de
programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario
realizar uno o diversos tipos de trabajo.
Sistema informático: Es el conjunto
de partes interrelacionadas, hardware, software y de recursos humanos que
permite almacenar y procesar información.
Tipos de sistemas informáticos:
1. Sistemas de procesamiento básico de la
información: las computadoras se limitan a realizar las operaciones de
procesamiento físico de la información.
2. Sistemas de procesamiento de
transacciones (TPS): se dedican al proceso físico de los datos relacionados con ciertas
transacciones rutinarias y aisladas en el trabajo habitual de las entidades
socioeconómicas, tales como el control de inventarios, control de activos fijos
o la nómina de sueldos o salarios, explotan poco las posibilidades de las
máquinas y el software actual.
3. Sistemas de automatización de oficinas
(OAS): Incluye el empleo de procesadores de texto, hojas electrónicas de
datos, preparadores de exposiciones, calendarización, comunicación mediante
correos electrónicos, videoconferencias, implican la búsqueda y captación de
operaciones y en muchos casos, la preparación de decisiones para ejecutivos y
directivos.
4. Sistemas de información para la
dirección (MIS): usan sistemas de bases de datos, de forma tal que el sistema puede
reflejar la realidad compleja de una entidad socioeconómica, con todos sus
subsistemas y relaciones informativas.
5. Los MIS: más actuales
abarcan una gran cantidad complejos sistemas de bases de datos. Logran con una
entrada primaria de información se generen muchas operaciones como el VERSAT
Sarasola para la contabilidad.
6. Sistemas de apoyo a la toma de
decisiones: apoyan mucho en la llamada investigación de operaciones o los
métodos cuantitativo de la toma de decisiones, técnicas matemáticas para apoyar
el trabajo del ser humano. Un tipo muy importante de DSS son los sistemas
empresariales de planeación de recursos (ERP).
7. Sistemas basados en la inteligencia
artificial: abarca campos como la robótica, identificación y reconocimiento de
patrones visuales, auditivos y digitales, la simulación del movimiento, el
análisis y la síntesis del lenguaje natural y la potenciación del conocimiento
humano. Permitiéndole actuar como lo haría un humano.
8. Sistemas de expertos: basados en las
reglas de conocimientos. Se basan en la lógica para analizar mediante motores
de inferencia, una base de datos especial llamada base de conocimientos donde
se almacenan los conocimientos de los expertos humanos. Son difícil de cumplimentar
y en la medida aumentan los conocimientos lejos de ser más rápido se ralentiza.
9. Sistemas de razonamiento basado en
casos (RBC): Se basan en la analogía como forma de representación del
conocimiento. Su base teórica se apoya en el campo del razonamiento aproximado.
Su filosofía implica aprender de los errores y los éxitos anteriores. No hay
soluciones perfectas y puede generar soluciones no buenas.
10. Sistemas de redes neuronales
artificiales (RNA): Busca simular la forma en que supuestamente trabajan las neuronas
naturales en el cerebro humano. Ejemplo: diseño de un RNA para realizar
evaluaciones del sistema de control interno en determinadas entidades.
11. Sistemas basados en algoritmos
genéticos (GA): aspiran a permitir que las computadoras “aprendan” por sí mismas.
12. Sistemas basados en técnicas WEB: utiliza el
surgimiento de Internet y los conceptos de hipertexto e hipermedia.
13. Sistemas de gestión del conocimiento: el saber qué
hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, y para qué hacerlo.
14. Los sistemas de información de
marketing: gestiona toda la información referente al mercado, la gestión de
clientes, el análisis de las políticas de promoción, el monitoreo de los
competidores, el análisis de los precios, el estudio de las tendencias de
consumo, los estudios macroeconómicos de tendencias demográficas, etc. Están
muy vinculados a Internet.
15. Sistemas de fabricación integrados CIM: nivel superior
de integración de los sistemas informáticos, requieren de alta tecnología
informática.
Es importante ya
abordado este fenómeno hablar del sistema utilizado en el sector estatal cubano
VERSAT Sarasola, creado por el Ministerio del Azúcar (MINAZ), por su necesidad
de poseer un software integrado para automatizar su actividad económica,
contable y financiera, el cual aglutina todas estas actividades.
El VERSAT se
caracteriza por posibilitar la obtención de resultados en varios ejercicios y
períodos de forma simultánea, lo que permite tener una información permanente y
actualizada. Como principio, está diseñado para recibir y procesar la
información de los Subsistemas a través de los comprobantes de
operaciones y no registrar en él directamente los hechos mediantes los
comprobantes como hacen otros Sistemas Automatizados, puesto que sería
más complejo y lento el registro, no obstante esto se pone a
consideración en dependencia de las condiciones de la entidad donde se
instale. Cuenta con elementos importantes para comprender su
funcionamiento tales son los codificadores y un manual bien detallado.
Este sistema es
auditable y esto es un aspecto a considerar en la contabilidad ya que es la
única forma de certificar que los datos representan la realidad de la empresa y
que no han ocurrido hechos que afecten las ganancias de la empresa ni el
encargo social si se trata de una entidad estatal.
Incluir herramientas
informáticas a las auditorias financieras es necesario para estar en
concordancia con la tecnología. Investigaciones sobre el tema se han realizado
en Cuba y se han editado libros de los autores Lázaro J. Blanco Encinosa,
en la Universidad de la Habana, Guillermo Wood Fonseca de la contraloría
General de la República y también León Zavaro Babaniex director de la
corporación CIMEX y su arquitecto Ceferino Martínez García.
El Control Interno
recogido legalmente en La resolución 60/11 en su artículo 3 define al
control interno: “El control interno es el proceso integrado a las operaciones
con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades
inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se
implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que
contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una
seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada
rendición de cuentas”.
Los sistemas
computarizados necesitan de la aplicación del control interno pues existen
consecuencias de la aplicación de los mismos que aumentan los riesgos ya
que menos personas son las implicadas en el procesamiento de datos y los
registros contables no son visibles por lo que aumenta la responsabilidad para
las administraciones.
Dado la importancia
que la informática reviste, cada día más necesario diseñar un correcto
plan para la seguridad informática imprescindible para mantener la integridad
de la Información.
Son realmente muchos
los riegos que se corren. El primero de ellos es alto costo de instalar un
sistema informático de última generación y como es lógico su posterior
mantenimiento hasta otros no menos complicados como son: el entrenamiento del
personal, la confiabilidad de los programas, la adquisición de virus que puedan
dañar la información y los delitos entre los que podemos mencionar: el acceso
no autorizado, la destrucción de datos, la infracción de los derechos de autor,
la interceptación de e-mail, las estafas electrónicas, las transferencias de
fondos, entre otros delitos convencionales como: el espionaje, el terrorismo y
el narcotráfico.
En cuanto al primer
riesgo que se menciona sobre la adquisición de los medios, se quiere hacer una
reflexión en cuanto a la actualidad de Cuba. Las prioridades cubanas de
informatización están orientadas a los registros públicos, las plataformas de
cobros y pagos para desarrollar el comercio electrónico y los servicios para el
ciudadano. Se pretende mejorar la actividad de trámites, el gobierno en línea,
la interacción de los Organismos de la Administración Central del Estado.
Además de generar aplicaciones para el entorno virtual mejorar el acceso a
redes sociales, al entretenimiento y los servicios de información al ciudadano.
En realidad la
informatización favorece que una entidad cumpla con su misión y pueda
alcanzar la visión de sí misma que se plantea. Aumenta considerablemente el
grado de gestión de su capital humano proporcionando el desarrollo de una
cultura de cambio para la asimilación de tecnología compleja.
La Informática
Contable ha facilitado el registro de las operaciones económicas,
haciendo que el trabajo del contador sea más profesional y humano, puesto
que se dedica a evaluar los datos brindados por los sistemas de
información y a formar parte de la dirección de los recursos.
Impacto de la tecnología en
la contabilidad
Actualmente el área de Contabilidad y Fiscal ha
dado un giro importante en el uso de la tecnología de información, debido a que
anteriormente se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete
computacional, y ahora podemos encontrar paquetes contables desarrollados
especialmente para estas áreas.
Enfocándonos al área fiscal, en los últimos años se
viene observando una mayor preocupación en el ámbito empresarial por cumplir
correctamente con sus obligaciones fiscales, para arreglar esta situación en
México, se ha creado un buen mecanismo de pago de impuestos, por medio del Internet
o vía telefónica.
Asimismo, se está evitando las declaraciones en
papel, ya que se piensa que el pago de impuestos por medios electrónicos ha
permitido la disminución de errores.
Finalmente, el reto que tenemos los contadores y
asesores fiscales, es ser parte de este cambio, tomando un papel clave dentro
de las organizaciones y apoyando los procesos de toma de decisiones.
El impacto que ha tenido la tecnología en el
área de la contabilidad, está fuera de toda duda. Las tecnologías de
información operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas
necesidades de información
En la actualidad, la tecnología de
información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha
sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos
sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas
que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del área de
información.
Ante los cambios e incertidumbre en el que
vivimos, toda empresa debe de estar preparada para enfrentar éstos conforme se
vayan presentando, e incluso, adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y
seguir siendo competitivos en la industria en la cual se desempeña.
Actualmente me encuentro trabajando en el
área de fiscal, y he observado que existe mucha diferencia a lo que era
anteriormente.
Antes se realizaba la contabilidad sin ningún
tipo de paquete computacional, todo era a lápiz y con muchos papeles de
trabajo. Ahora, se ha eficientizado más el trabajo del contador y su rol ha
pasado a ser de mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en
base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los
sistemas de información.
Siendo la contabilidad una de las primeras
áreas en modernizarse, existe actualmente paqueterías contables muy
desarrolladas sobre control de pagos, nóminas, cuentas por cobrar, etc. que han
ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempeña y el tiempo que antes
tomaba para elaborar los estados financieros será el tiempo que tome
actualmente para hacer análisis de los mismos y la toma de decisiones de la
empresa.
También, existen paquetes contables para
realizar los cálculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado
mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados
que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales.
Conceptos
básicos
¿Para qué
sirven las tecnologías de información?
Imagínese que viviéramos en un mundo aislado,
sin ningún tipo de información más que la que se transmite de forma oral, de
padres a hijos, de jefe a empleado.
Solo por un momento, piense que en los
albores del siglo XXI, no existieran los noticiarios, los periódicos, las
revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de información, no, tampoco
el Internet. Seguramente usted estará pensando:
¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable? Pues
esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en su empresa o negocio, si
usted no cuenta con los suficientes -y adecuados- canales de información, tanto
en el interior como hacia el exterior de la misma.
Las tecnologías de información son el motor
de cambio que conduce a una nueva era post industrial que amenaza con dejas
obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.
Es la herramienta básica para transformar
datos en información útil, dispuesta en tiempo y lugar correcto para la toma de
decisiones.
¿Qué es un
sistema contable?
Un sistema de información contable sigue un
modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo /
beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos
básicos:
a) Registro de la actividad financiera
b) Clasificación de la información
c) Resumen de la información
El proceso contable incluye algo más que la
creación de información, también involucra la comunicación de esta información
a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Evolución
de las tecnologías en el área contable
La forma de hacer la presentación de los
reportes ha ido evolucionando con los cambios en los sistemas, como se ve en el
siguiente cuadro>
En la siguiente tabla (Figura 2) se muestra
la evolución de las tecnologías en el apoyo del área contable:
Tecnología
de información en la Contabilidad
En la siguiente gráfica se analiza
el uso de la información para la toma de decisiones en las diferentes áreas del
negocio:
En cada periodo histórico, la contabilidad
como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de
sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos
tecnológicos. Los contadores se preguntan qué información demandan los
usuarios.
Los sistemas contables son utilizados tanto
por usuarios internos, como el caso de un gerente, como por externos que
podrían ser autoridades (SHCP).
Anteriormente los directivos de las empresas
demandaban balances mensuales, los cuales eran muy costosos ya que se llevaba
una contabilidad manual; sin embargo, hoy en día cualquier programa te permite
hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es
muy importante para el contador conocer los avances tecnológicos en cada
momento.
Tecnología
de información en el área Fiscal
El trabajo realizado por los asesores
fiscales está influyendo muy positivamente en la situación fiscal de las
empresas, y la demanda futura que tendrán que atender será mayor cuantitativamente
y más completa desde el punto de vista cualitativo.
Eso es debido a las nuevas tecnologías que se
ha implementado para la difusión de la información y de la facilitación del
pago de impuestos
En México, el Sistema de Administración
Tributaria (SAT), ha diseñado un sistema informático llamado eSAT, una solución
eficiente e innovadora para poner al alcance de los contribuyentes nuevos
servicios electrónicos, que les permitan cumplir con sus obligaciones fiscales
de una forma directa, rápida, sencilla, segura y cómoda.
Vía
Internet
El DeclaraSAT en Línea es un sistema de apoyo
que opera en forma directa en la página de Internet del SAT, realizando el
cálculo y envío de la declaración del ejercicio 2003, para contribuyentes con
ingresos exclusivamente por salarios, salarios con acumulación de intereses del
sistema financiero e ingresos exclusivamente por arrendamiento de casa
habitación.
Es necesario tener previamente su clave de
identificación electrónica confidencial. Para presentar su declaración anual a
través del DeclaraSAT en línea, debe realizar el siguiente procedimiento:
- Acceder al sistema DeclaraSAT en línea
- Proporcionar su RFC y clave CIEC.
- Seleccionar el régimen fiscal por el cual presentará
su declaración anual.
- Capturar los datos solicitados en las pantallas del
programa.
- Verificar que la información fiscal generada sea
correcta.
- Efectuar el envío de la declaración.
- Recibir al instante el acuse de recibo.
- En caso de que exista impuesto a cargo, deberá
realizar su pago a través de los portales de las instituciones bancarias
autorizadas, proporcionando para tal efecto la fecha de presentación y el
número de operación señalados en el acuse de recibo.
Si no tuvo problemas en realizar todos los
pasos anteriores, quiere decir que ha hecho su declaración anual
satisfactoriamente.
De lo contrario, puede pedir asesoría
gratuita ya sea vía internet, vía telefónica, o dentro de cada una de las
instalaciones de la SAT.
Vía
Telefónica
También hay otra manera de pagar impuestos,
por medio de vía telefónica. La Administradora Central de Atención al
Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los días del año.
El sistema cuenta con tres apartados
generales que incluyen buzón de voz, indicadores permanentes y declaración
anual; éste último permite hacer el cálculo provisional y anual de los
impuestos del ejercicio para personas físicas.
Requiere tener a mano la constancia de
retenciones y los comprobantes de deducciones, y a continuación deberá teclear
las cantidades en el teléfono.
El sistema le pide el año del ejercicio a
declarar en cuatro dígitos, debe teclear el total de ingresos percibidos en el
ejercicio, los ingresos exentos, la proporción de subsidio determinada por el
patrón, el total de deducciones personales y las retenciones de ISR o pagos
provisionales durante el año.
En el caso de montos debe incluir dos cifras
correspondientes a los centavos y el porcentaje del subsidio debe ser de cuatro
dígitos. Una vez capturados los datos, escuchará un mensaje con el impuesto
calculado y si es a favor o en contra.
La grabación le indica si desea recibir el
documento vía fax, para lo que requiere teclear el número telefónico en 10
dígitos, incluyendo la clave lada.
El sistema le avisa que ha procesado su
solicitud y que esté pendiente de su línea de fax. Además, en caso de que esté
ocupada la línea, se intentará más tarde. El documento que se recibe es una
hoja con los datos que deberá vaciar en la forma fiscal correspondiente para
presentar la declaración anual.
¿Cuál es el
aporte real y medible de las tecnologías de la información a las empresas?
TECNOLOGÍA + EMPRESA = DESARROLLO
El valor concreto que aportan las tecnologías
de la información es la Eficacia.
El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al
desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es
decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar
en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la
minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos.
Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se
despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente
ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos
de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo
de sus necesidades básicas y a la medida de éstas.
Siendo así, y a partir de nuestra experiencia
en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan
eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e
inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización.
Y cara al exterior (es decir, en lo que se
refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como
proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones
tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta
de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues
logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara
con una solución TI.
Nos podemos dar cuenta que en nuestros días
existe una gran necesidad de estar al alcance de los sistemas de información,
así como tener el conocimiento de ella y poder relacionarlas con cualquier
materia, y en mi caso, con el área fiscal y contable.
El surgimiento de la tecnología de
información y de las herramientas tecnológicas ha modificado los procesos de
administración contable y fiscal de las empresas y las ha obligado a
desarrollar nuevas estrategias, no sólo para adaptarse a las exigencias de la
tecnología, sino también para el logro de los mejores resultados.
En los últimos años se viene observando una
mayor preocupación por cumplir correctamente las obligaciones fiscales.
Es por eso que mediante el uso de la
tecnología de información nos ha ayudado a disminuir los errores, a cumplir con
las leyes fiscales, a hacer las cosas diferentes y con ahorro de tiempo.
Cabe mencionar, que para hacer el uso
correcto de esas tecnologías, difícilmente se va a hacer si no se tiene los
conocimientos tributarios.
El avance de la utilización de la tecnología
no implica que el que hoy requiere los servicios del asesor fiscal, deje de
hacerlo. Lo que sí se debe de hacer y seguir haciendo, es el uso de esa
tecnología para sus cálculos, ya que el cliente se dará cuenta de la existencia
de ésta, y por ende, la demandará
Por lo tanto, para estar a la vanguardia de
la tecnología, el contador y asesor fiscal debe dominar cuatro aspectos
básicos:
1) Conocimientos esenciales de la contabilidad
y fiscal
2) Cultura general
3) Conocimiento organizacional y de negocios
4) Conocimiento actualizado de tecnología de
información
Sin estos 4 aspectos básicos, el contador y
asesor fiscal no tendrían éxito, ya que es indispensable tener cultura general,
conocimientos de contabilidad, de negocios y de tecnología de información.
Imagínese que usted es dueño de una empresa y ha tenido problemas contables,
por lo que necesita contratar a un contador.
Lógicamente que preferirá contratar a alguien
preparado, con mucha experiencia y que sepa utilizar las tecnologías de
información para llevar a cabo su contabilidad de manera rápida y efectiva, y
así ver las posibles causas de los problemas contables que tenga su empresa.
Beneficios
Practicas de la Utilización del Computador en la Contabilidad
IMPORTANCIA DE LA INFORMATICA EN EL SISTEMA CONTABLE.
Nos encontramos en la era de la tecnología y la
sistematización, donde todas las personas son usuarias de los computadores, y
toda profesión como la Contaduría Pública necesita del uso de ellos.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos, tanto para la toma de dediciones de los socios de la empresa, como para aquellos usuarios externos de la información.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos, tanto para la toma de dediciones de los socios de la empresa, como para aquellos usuarios externos de la información.
Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencial izar la empresa dentro del mercado si se le da el manejo adecuado, medición y reconocimiento.
Los sistemas de contabilidad han tomado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización, sin embargo no debemos limitarnos solo a esa función, dado a que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la empresa, sino que se tomen todos los componentes de la empresa, tanto tangibles como intangibles que nos permitan compartir en un entorno cada vez más fuerte y más agresivo.
Gracias a la informática, la contabilidad se puede
aplicar en todo tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades
sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información.
El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al contador.
La informática brinda soporte para el desempeño
laboral por medio de Software, como por ejemplo, EXCEL, ACCES, y Paquetes
Contables, que permiten simplificación y rapidez en el trabajo. Le permite
llevar la información ordenada y siempre a tiempo, siendo está, un muy buen
sistema de información.
Considero que la informática es fundamental en la
formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas
primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una
actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo,
dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una organización,
siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de decisiones dentro
de la entidad.
IMPORTANCIA DEL USO DE LA INTERNET EN EL
SISTEMA DE CONTABILIDAD Las Internet, brindan hoy día a la empresa capacidad para
elaborar y ofrecer a los usuarios información útil y relevante para la toma de
dediciones, tanto en cantidad como en calidad. Tanto en términos históricos
como futuros. Tanto en términos tangibles como intangibles.
La informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de la Internet, que permiten la simplificación y rapidez en el trabajo. Le permite llevar la información ordenada y siempre a tiempo, siendo está, un muy buen sistema de información.
INCIDENCIA DE LA INFORMATICA EN EL AREA DE LA CONTABILIDAD Aunque aún está en pañales, cada vez más se hace conocida en nuestro país la venta mediante la gran red mundial de comunicación, Internet. Sin embargo, también se vuelve necesario reflexionar sobre el real desarrollo de la incidencia de este medio en la contabilidad del mercado local.
En el nivel internacional, se puede
mencionar la venta de entradas para los partidos del mundial de Francia 98.
Mediante el ingreso a su página Web, por ejemplo en febrero de este año, se
podían comprar entradas desde cualquier lugar del mundo. También podía verse
qué localidades se habían agotado en cada partido, cuáles eran los precios de
las entradas en todas las etapas del mundial y aún más, la página llevaba a
links de servicios complementarios interesantes que iban desde fixtures hasta
relaciones de vuelos que llegaban a Francia desde diferentes lugares del mundo
y las respectivas tarifas.
Aquí se puede extraer una reflexión que a menudo se pasa por alto, y es que si se pregunta a algunas empresas por qué razón tienen una página Web, muchas de ellas contestan porque la competencia tiene una. Esta es una respuesta que carece de sustento. Una empresa debe tener una página Web si es que es un medio que facilitará y mejorará la comunicación con sus clientes. En el caso de los organizadores del mundial de Francia 98, ellos pensaron en la necesidad de comunicación en un nivel global con el mercado potencial y en el modo de satisfacer esa necesidad. El resultado fue un éxito rotundo, como todos saben.
Aquí se puede extraer una reflexión que a menudo se pasa por alto, y es que si se pregunta a algunas empresas por qué razón tienen una página Web, muchas de ellas contestan porque la competencia tiene una. Esta es una respuesta que carece de sustento. Una empresa debe tener una página Web si es que es un medio que facilitará y mejorará la comunicación con sus clientes. En el caso de los organizadores del mundial de Francia 98, ellos pensaron en la necesidad de comunicación en un nivel global con el mercado potencial y en el modo de satisfacer esa necesidad. El resultado fue un éxito rotundo, como todos saben.
Volviendo a nuestro mercado nacional y
después de la anterior reflexión, se pueden mencionar otros factores que
afectan a una estrategia de ventas mediante Internet. Entre ellas, podemos
mencionar el ratio entre computadoras con acceso a Internet y mercado objetivo,
el costo de acceso a la red (la suscripción, el software y el costo por minuto
conectado), la disponibilidad de tiempo por parte del mercado objetivo, la
facilidad para encontrar las direcciones y no "navegar sin un puerto de llegada
cercano", la aceptación y la adaptación a la idiosincrasia del mercado,
entre otros. Recordemos que los perfiles xilográficos locales no siempre se
adaptan a los modelos internacionales.
NOMBRES DE PROGRAMAS DE INFORMATICA
UTILIZADOS EN LA CONTABILIDAD Dentro de los programas más conocidos
podemos mencionar los siguientes:
- Contaplus
- sage-logic
- Eurowin
- Contasol
- Wonta w o 3s accounting 3.2
- Monica
- DacEasy
- Mh Sft.
- Contaplus
- sage-logic
- Eurowin
- Contasol
- Wonta w o 3s accounting 3.2
- Monica
- DacEasy
- Mh Sft.
Ventajas de la computadora en el
área de contable.
1- La contabilidad computarizada
es más veloz, ya que por medio de la creación de software o programas creados en el computador se pueden realizar labores
antes sólo realizables por un contador.
2-Se puede manejar un volumen mayor de
operaciones y se reduce mucho el número de errores porque se realizan en forma
instantáneas tareas que consumen mucho cuando se hacen de forma manual.
3-Los cálculos realizados por las
máquinas son más fiables que los hechos por las personas. Por lo que
obtendremos información más integra y confiable.
4-El uso de la computadora asegura cada
asiento con exactitud, evitando errores como el doble pase, el pase a una
cuenta equivocada, asentar un crédito como débito o viceversa.
5-Se producen automáticamente
informes computarizados por un sistema de contabilidad entre los más
importantes: Diarios, Mayores, Estados Financieros e informes especiales
que ayudan a la toma de decisiones certeras de la empresa.
6-Mediante la contabilidad computarizada
la labor del contador es meramente intelectual, ya que este sólo
deberá asegurarse de que la configuración y entradas de una transacción sean
conectadas, el sistema se encargará de hacer el resto del trabajo.
7-Las tecnologías de la información
operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades
de la información.
8-Hoy en día un programa de contabilidad
permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una
tecla, por lo que es muy importante para los contadores conocer el
estado de la tecnología de la información en cada momento.
9-Utilizar un soporte informático supone
mayor velocidad para obtener los balances o la posibilidad de depositar las
cuentas en los registros mercantiles o liquidar los impuestos a través de
procedimientos de intercambio electrónico de información.
10-Impresión automática de documentos. Un
sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un
negocio.
Desventajas de la computadora en el área
de contable.
1-No
mostrar el verdadero valor de las empresas que permita la toma de decisiones
racionales de los usuarios. Actualmente estos problemas vienen
siendo corregidos exclusivamente con nuevas reglas de valuación inmersas en las
nuevas Normas Internacionales de Contabilidad.
2-No identifica las fuentes de valor
puestas a trabajar en una era virtual y de una economía del conocimiento.
3-La convergencia de las tecnologías de
la información y la comunicación, que afecta el cómo las personas trabajan y
compran.
4-La existencia de intrusos que entran a
un sistema normalmente como invitados y tratan de explotar algún defecto del
sistema para llegar a controlarlo y los ataques que han sufrido las entidades
de parte de intrusos a través de sus computadoras.
5-En la calidad del servicio, cualquier
problema en los sistemas de información repercute en instantáneamente en la
empresa y afecta su funcionamiento normal.
6-Existen riesgos derivados de la falta
de seguridad y del uso inadecuado o fraudulento de la información.
7-Su costo, no todas las empresas pueden
tener sistemas de contabilidad eficaces pues su costo puede resultarles muy
alto.
8-Para el profesional del área contable
que realizaba labores que ahora pueden ser fácilmente desarrolladas por una
máquina puede costarle su trabajo este desarrollo. Menos personas
pueden hacer más funciones y de igual forma, sólo con saber manejar el sistema
cualquier persona puede obtener los resultados que obtendrían un contador o
contadora del mismo sistema informático.
9-Problemas relativos con la privacidad
de los datos.
10-El alto costo en el entrenamiento del
personal.
Conclusiones
·
En conclusión el sistema de información contable es un
sistema en la cual nos facilita la realización de los registros contables que
en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también nos da la
facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y rápida. Para que
la misma empresa ponga a disposición de sus trabajadores la información interna
así como externa para poder verificar el funcionamiento de la administración y
de la calidad de la empresa y llegar a tomar mejores decisiones para la empresa.
·
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y
registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla,
gracias a la informática y contando con el apoyo del contador, pero, es preciso
aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la
contabilidad empresarial.
·
Después de exponer los argumentos se reconoce las ventajas que los diferentes
tipos de sistemas informáticos representa para la contabilidad.
El sistema VERSAT es el sistema informático más aplicado en Cuba, pues
constituye un eslabón que enlaza la contabilidad con la informática, la auditoria
y el control interno. Es además muestra del desarrollo alcanzado en este
sentido constituyendo una fortaleza.
·
De forma general se reconoce
que las computadoras han sido determinantes para el desarrollo de la
contabilidad. Se usan desde hace tiempo y su connotación es aún mayor en el
entorno de las comunicaciones y de la Internet.
·
No obstante las aspiraciones de las empresas cubanas deben
estar orientadas a la creación de nuevos y mejores modelos y para ello la
capacitación del personal debe ser constante, si consideramos el vertiginoso
avance de las ciencias informáticas.
