La Contabilidad y la Informática

Nombre: 

Agerdy Fajardo Marte

   

Matrícula: 

17-6204

   

Asignatura: 

Tecnología de la información y comunicación

La Contabilidad y la Informática

Conceptos

La contabilidad, es la técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

La Informática, es una ciencia que estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato digital. La informática se ha desarrollado rápidamente a partir de la segunda mitad del siglo XX, con la aparición de tecnologías tales como el circuito integrado, Internet y el teléfono móvil.

  

Importancia de la Informática en la contabilidad

Para hablar con propiedad sobre la importancia de la informática en los sistemas de contabilidad, debemos hablar de los orígenes de la contabilidad y como en sus inicios se desenvolvía esta ciencia sin la utilización de la herramienta informática, de este modo podremos visualizar la diferencias entre el antes y después de la introducción de la informática en el área contable.

La Contabilidad se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.

Anteriormente todos los trabajos contables se realizaban a mano, lo que provocaba que todo el proceso contable fuera más lento y tedioso a la hora en que este se quería realizar, pero hoy en día tenemos la ventaja de que la informática nos ayuda a que el proceso sea más rápido menos tedioso a la hora de realizarse.

Antes de la informática las operaciones de registraban en el diario, luego al mayor, y se afectaba las cuentas auxiliares, con el cual se preparaba  el balance y el estado de resultados, el cual se empleaba más personal en el departamento de contabilidad, era más factible cometer errores. Ahora simplemente al capturar información de las pólizas, el sistema se encarga de efectuar los registros en el diario, mayor, auxiliares y se obtienen al momento estados financieros (balance y estado de resultados).

Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información.

El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al contador. Considero que la informática es fundamental en la formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo, dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de decisiones dentro de la entidad.

Relación de la contabilidad con la informática

La informática contribuye a facilitar la operación contable, a procesar los documentos para elaborar reportes de estados financieros en forma más exacta y sobre todo rápida, la administración hace uso de los datos presentados por la contabilidad para la toma de decisiones, sobre el rumbo adecuado de la inversión y la implementación de medidas para maximizar las utilidades de una empresa.

Es decir la informática ayuda a procesar los datos contables, y la administración analiza los resultados presentados por la contabilidad para poder hacer un diagnóstico de si se están utilizando bien los recursos de la empresa y se están obteniendo utilidades o ganancias y si se pueden mejorar. Dios te bendiga y espero haber sido de utilidad.

La contabilidad es la fuente de información de la administración, de ella se vale el administrador para tomar decisiones, le es indispensable. Y la informática en los tiempos que vivimos donde la información es muy abundante es un elemento indispensable para agilizar la contabilidad y la administración. En resumen se complementan.

Ventajas y Desventajas de la Informática en la contabilidad

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

Volumen de producción.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

Preparación automática de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

Impresión automática de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado. 
El costo de mantenimiento es alto y complejo.

El alto costo en el entrenamiento del personal. Los programas deben ser confiables.

La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información: Es un conjunto de elementos conectados que recoge datos, los procesa y convierte en información, almacena y posteriormente lo da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que facilite información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un simple control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. También el sistema de información contable es una buena vía para que las empresas tengan una comunicación más adecuada tanto interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando en dichas empresas abra una mejor organización y una buena toma de decisiones que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el mercado.

El objetivo principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las áreas para así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad.

     Tecnología en la contabilidad

El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información.

Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos consecuencias:

·         Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).

·         Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información.

En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información. Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

·         Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real

·         Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet

·         Liquidar los impuestos por Internet

·         Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

 

La computadora y la contabilidad, una alianza necesaria

Autor: Isabel Cristina López Sardiñas / c_info@myb.jovenclub.cu

Resumen: En el presente artículo se expone una breve historia de cómo y porqué se empezaron a utilizar las computadoras en la contabilidad, dejando claro las ventajas que los sistemas informáticos adquieren en el actual panorama de Internet.  Se evaluó el tema para la realidad cubana, particularizando en el sistema más usado para garantizar la Contabilidad, la Auditoria y el Control Interno en Cuba, mencionando además los principales riesgos y retos que demandan esta relación de las computadoras con la contabilidad.      

Abstract: In this article, you will find a brief history of how and why the use of computers started in accounting, making clear the advantages that computer systems acquire in the current landscape of the Internet. The topic was evaluated for the Cuban reality, particularizing in the most used system to guarantee the Accounting, Audit and Internal Control in Cuba, also mentioning the main risks and challenges that demand this relationship between computers and accounting.

Palabras Claves: Informática, contabilidad, internet, información, auditoría, control interno

Keywords: Computing, accounting, internet, information, audit, internal control

Actualmente son muchas las disciplinas que se vinculan a la informática, siendo la contabilidad una de las que ha mantenido un estrecho vínculo.  

¿Desde cuando se usa la computadora en la contabilidad?, ¿cómo se usa hoy en el contexto de Internet? y ¿qué se pretende en el futuro de esta perdurable relación? Contestar estas y otras preguntas resulta válido si se aborda sobre estos temas.

Esta disciplina aparece con la necesidad del ser humano de contar y registrar sus producciones. La contabilidad moderna se inicia  en la época del Renacimiento, pero al aumentar la necesidad de información con la Revolución Industrial, uno de los pioneros de la contabilidad,  Luca Pacioli, desarrolló el método de la partida doble, empleado en la actualidad, para representar un hecho económico ((Ecured, 2016).

La llegada de las computadoras a la contabilidad ha significado un avance para la misma, donde hoy resulta difícil imaginar la contabilidad de un negocio sin computadoras.

En décadas anteriores no todas las empresas contaban con computadoras y era importante anotar cada hecho económico que sucedía manualmente en un libro llamado Mayor, el cual se subdivide oportunamente en cuentas, subcuentas  y demás elementos de clasificación que ayudaban a la posterior suma que se debía realizar en el mejor de los casos, mediante una calculadora.

Era así como se conocían los bienes con los que contaba la empresa, sus deudas  o compromisos y si el resultado de su gestión producía ganancias o pérdidas.

El resultado de este proceso brinda el capital más importante para cualquier entidad, “la Información”.

Ello significa que si la empresa  contara con el profesional más capacitado e incluso, con bienes materiales de un alto valor, estos no serían usados convenientemente si el hombre que tiene que  tomar decisiones no está debidamente informado para hacerlo.

Entonces, aquí es donde la informática se involucra. La contabilidad puede considerarse como una especialidad que ha usado las computadoras desde sus primeros pasos y de forma muy generalizada. Prueba de ello lo es el diseño propio de sistemas operativos Windows, que cuentan con un paquete de Office muy usado por los contadores.

El desarrollo tecnológico ofrece información de primera mano oportunamente, su principal ventaja consiste en que estos datos son certeros, correctos y exactos. Es evidente que aunque el error no puede desecharse por completo, un computador realiza las operaciones en menor tiempo y con una posibilidad mínima de error comparado con los seres humanos.

Si se analiza que la contabilidad es una herramienta muy útil para la economía y que esta última está estrechamente vinculada a toda forma de producir bienes y servicios, entonces no sería erróneo comprender que la Informática y las Comunicaciones han cambiado las actuales relaciones de producción. Cada avance en las Tecnologías de la Información y la Comunicación constituye un paso adelante en el desarrollo de las formas productivas.

Qué decir de Internet, que permite el acceso a correo, Chat o conversaciones en tiempo real, el acceso remoto a cualquier computador, los sistemas para transferir saldos, facturas, informes y todo tipo de ficheros, las videoconferencias; acciones todas de gran impacto en la actividad del contador.

La contabilidad online es sencilla, ya que no requiere de un experto en contabilidad para manejarla, aunque se recomienda un asesor contable para supervisar. Sólo se necesita tener un navegador y conexión a Internet.

Este binomio, navegador y conexión a Internet, ha demostrado tener un estrecho vínculo. Las ventajas son evidentes, pues es posible la actualización constante sin tener que instalar ningún programa, ni ponerlo al día cada vez que haya una mejora, los datos se almacenan en una nube sin tener que cargar con discos duros y la Información está centralizada en un mismo lugar por lo que resulta fácil de compartir. 

Todo es más barato al no tener que comprar servidores, pues solo se necesita acceder con una cuenta de email, una contraseña y empiezas a trabajar. El tiempo que se ahorra se puede  dedicar a los aspectos más productivos del negocio.

La muestra más evidente del actual desarrollo de la economía globalizada es la bolsa de valores, juego financiero de la Red de Redes, donde se puede  adquirir altas cantidades de dinero, pero también se puede quedar arruinado de un momento a otro. Con  un simple clic se puede decidir el futuro de una empresa. En este caso no solo cuenta estar bien informado, ya que a este nivel la especulación financiera juega un importante papel  y la incertidumbre puede jugar una mala pasada al más experto de los contadores.

Algunos términos  necesarios para comprender la relación de la contabilidad con la informática son:  

Aplicación informática: Tipo de programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos tipos de trabajo.

Sistema informático: Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recursos humanos que permite almacenar y procesar información.

Tipos de sistemas informáticos:

1.   Sistemas de procesamiento básico de la información: las computadoras se limitan a realizar las operaciones de procesamiento físico de la información.

2.   Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): se dedican al proceso físico de los datos relacionados con ciertas transacciones rutinarias y aisladas en el trabajo habitual de las entidades socioeconómicas, tales como el control de inventarios, control de activos fijos o la nómina de sueldos o salarios, explotan poco las posibilidades de las máquinas y el software actual.

3.   Sistemas de automatización de oficinas (OAS): Incluye el empleo de procesadores de texto, hojas electrónicas de datos, preparadores de exposiciones, calendarización, comunicación mediante correos electrónicos, videoconferencias, implican la búsqueda y captación de operaciones y en muchos casos, la preparación de decisiones para ejecutivos y directivos.

4.   Sistemas de información para la dirección (MIS): usan sistemas de bases de datos, de forma tal que el sistema puede reflejar la realidad compleja de una entidad socioeconómica, con todos sus subsistemas y relaciones informativas.

5.   Los MIS: más actuales abarcan una gran cantidad complejos sistemas de bases de datos. Logran con una entrada primaria de información se generen muchas operaciones como el VERSAT Sarasola para la contabilidad.

6.   Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: apoyan mucho en la llamada investigación de operaciones o los métodos cuantitativo de la toma de decisiones, técnicas matemáticas para apoyar el trabajo del ser humano. Un tipo muy importante de DSS son los sistemas empresariales de planeación de recursos (ERP).

7.   Sistemas basados en la inteligencia artificial: abarca campos como la robótica, identificación y reconocimiento de patrones visuales, auditivos y digitales, la simulación del movimiento, el análisis y la síntesis del lenguaje natural y la potenciación del conocimiento humano. Permitiéndole actuar como lo haría un humano.

8.   Sistemas de expertos: basados en las reglas de conocimientos. Se basan en la lógica para analizar mediante motores de inferencia, una base de datos especial llamada base de conocimientos donde se almacenan los conocimientos de los expertos humanos. Son difícil de cumplimentar y en la medida aumentan los conocimientos lejos de ser más rápido se ralentiza.

9.   Sistemas de razonamiento basado en casos (RBC): Se basan en la analogía como forma de representación del conocimiento. Su base teórica se apoya en el campo del razonamiento aproximado. Su filosofía implica aprender de los errores y los éxitos anteriores. No hay soluciones perfectas y puede generar soluciones no buenas.

10.  Sistemas de redes neuronales artificiales (RNA): Busca simular la forma en que supuestamente trabajan las neuronas naturales en el cerebro humano. Ejemplo: diseño de un RNA para realizar evaluaciones del sistema de control interno en determinadas entidades.

11.  Sistemas basados en algoritmos genéticos (GA): aspiran a permitir que las computadoras “aprendan” por sí mismas.

12.  Sistemas basados en técnicas WEB: utiliza el surgimiento de Internet y los conceptos de hipertexto e hipermedia.

13.  Sistemas de gestión del conocimiento: el saber qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, y para qué hacerlo.

14.  Los sistemas de información de marketing: gestiona toda la información referente al mercado, la gestión de clientes, el análisis de las políticas de promoción, el monitoreo de los competidores, el análisis de los precios, el estudio de las tendencias de consumo, los estudios macroeconómicos de tendencias demográficas, etc. Están muy vinculados a Internet.

15.  Sistemas de fabricación integrados CIM: nivel superior de integración de los sistemas informáticos, requieren de alta tecnología informática.

Es importante ya abordado este fenómeno hablar del sistema utilizado en el sector estatal cubano VERSAT Sarasola, creado por el Ministerio del Azúcar (MINAZ), por su necesidad de poseer un software integrado para automatizar su actividad económica, contable y financiera, el cual aglutina todas estas actividades.  

El VERSAT  se caracteriza por posibilitar la obtención de resultados en varios ejercicios y períodos de forma simultánea, lo que permite tener una información permanente y actualizada. Como principio, está diseñado  para recibir y procesar la información  de los Subsistemas a través de los comprobantes de operaciones y no registrar en él directamente los hechos mediantes los comprobantes como hacen otros  Sistemas Automatizados, puesto que sería más  complejo y lento el registro, no obstante esto se pone a consideración en dependencia de  las condiciones de la entidad donde se instale. Cuenta con elementos importantes para  comprender su funcionamiento tales son los codificadores y un manual bien detallado.

Este sistema es auditable y esto es un aspecto a considerar en la contabilidad ya que es la única forma de certificar que los datos representan la realidad de la empresa y que no han ocurrido hechos que afecten las ganancias de la empresa ni el encargo social si se trata de una entidad estatal.

Incluir herramientas informáticas a las auditorias financieras es necesario para estar en concordancia con la tecnología. Investigaciones sobre el tema se han realizado en Cuba  y se han editado libros de los autores Lázaro J. Blanco Encinosa, en la Universidad de la Habana, Guillermo Wood Fonseca de la contraloría General de la República y también León Zavaro Babaniex director de la corporación CIMEX  y su arquitecto Ceferino Martínez García.

El Control Interno recogido legalmente  en La resolución 60/11 en su artículo 3 define al control interno: “El control interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas”.

Los sistemas computarizados necesitan de la aplicación del control interno pues existen consecuencias de la aplicación de los mismos  que aumentan los riesgos ya que menos personas son las implicadas  en el procesamiento de datos y los registros contables no son visibles por lo que aumenta la responsabilidad para las administraciones.

Dado la importancia que la informática reviste,  cada día más necesario diseñar un correcto plan para la seguridad informática imprescindible para mantener la integridad de la Información.

Son realmente muchos los riegos que se corren. El primero de ellos es alto costo de instalar un sistema informático de última generación y como es lógico su posterior mantenimiento hasta otros no menos complicados como son: el entrenamiento del personal, la confiabilidad de los programas, la adquisición de virus que puedan dañar la información y los delitos entre los que podemos mencionar: el acceso no autorizado, la destrucción de datos, la infracción de los derechos de autor,  la interceptación de e-mail, las estafas electrónicas, las transferencias de fondos, entre otros delitos convencionales como: el espionaje, el terrorismo y el narcotráfico.

En cuanto al primer riesgo que se menciona sobre la adquisición de los medios, se quiere hacer una reflexión en cuanto a la actualidad de Cuba. Las prioridades cubanas  de informatización están orientadas a los registros públicos, las plataformas de cobros y pagos para desarrollar el comercio electrónico y los servicios para el ciudadano. Se pretende mejorar la actividad de trámites, el gobierno en línea, la interacción de los Organismos de la Administración Central del Estado. Además de generar aplicaciones para el entorno virtual mejorar el acceso a redes sociales, al entretenimiento y los servicios de información al ciudadano.

En realidad la informatización favorece que una entidad  cumpla con su misión y pueda alcanzar la visión de sí misma que se plantea. Aumenta considerablemente el grado de gestión de su  capital humano proporcionando el desarrollo de una cultura de cambio para la asimilación de tecnología compleja.  

La Informática  Contable ha  facilitado  el registro de las operaciones económicas, haciendo que el trabajo del contador sea más profesional y humano, puesto  que se dedica a evaluar los datos brindados por los sistemas de información y a formar  parte de la dirección de los recursos.

Impacto de la tecnología en la contabilidad

Actualmente el área de Contabilidad y Fiscal ha dado un giro importante en el uso de la tecnología de información, debido a que anteriormente se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, y ahora podemos encontrar paquetes contables desarrollados especialmente para estas áreas.

Enfocándonos al área fiscal, en los últimos años se viene observando una mayor preocupación en el ámbito empresarial por cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales, para arreglar esta situación en México, se ha creado un buen mecanismo de pago de impuestos, por medio del Internet o vía telefónica.

Asimismo, se está evitando las declaraciones en papel, ya que se piensa que el pago de impuestos por medios electrónicos ha permitido la disminución de errores.

Finalmente, el reto que tenemos los contadores y asesores fiscales, es ser parte de este cambio, tomando un papel clave dentro de las organizaciones y apoyando los procesos de toma de decisiones.

El impacto que ha tenido la tecnología en el área de la contabilidad, está fuera de toda duda. Las tecnologías de información operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información

En la actualidad, la tecnología de información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del área de información.

Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de estar preparada para enfrentar éstos conforme se vayan presentando, e incluso, adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y seguir siendo competitivos en la industria en la cual se desempeña.

Actualmente me encuentro trabajando en el área de fiscal, y he observado que existe mucha diferencia a lo que era anteriormente.

Antes se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, todo era a lápiz y con muchos papeles de trabajo. Ahora, se ha eficientizado más el trabajo del contador y su rol ha pasado a ser de mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los sistemas de información.

Siendo la contabilidad una de las primeras áreas en modernizarse, existe actualmente paqueterías contables muy desarrolladas sobre control de pagos, nóminas, cuentas por cobrar, etc. que han ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempeña y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados financieros será el tiempo que tome actualmente para hacer análisis de los mismos y la toma de decisiones de la empresa.

También, existen paquetes contables para realizar los cálculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales.

Conceptos básicos

¿Para qué sirven las tecnologías de información?

Imagínese que viviéramos en un mundo aislado, sin ningún tipo de información más que la que se transmite de forma oral, de padres a hijos, de jefe a empleado.

Solo por un momento, piense que en los albores del siglo XXI, no existieran los noticiarios, los periódicos, las revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de información, no, tampoco el Internet. Seguramente usted estará pensando:

¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable? Pues esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en su empresa o negocio, si usted no cuenta con los suficientes -y adecuados- canales de información, tanto en el interior como hacia el exterior de la misma.

Las tecnologías de información son el motor de cambio que conduce a una nueva era post industrial que amenaza con dejas obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.

Es la herramienta básica para transformar datos en información útil, dispuesta en tiempo y lugar correcto para la toma de decisiones.

¿Qué es un sistema contable?

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos:

a) Registro de la actividad financiera

b) Clasificación de la información

c) Resumen de la información

El proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Evolución de las tecnologías en el área contable

La forma de hacer la presentación de los reportes ha ido evolucionando con los cambios en los sistemas, como se ve en el siguiente cuadro>

En la siguiente tabla (Figura 2) se muestra la evolución de las tecnologías en el apoyo del área contable:

Tecnología de información en la Contabilidad

En la siguiente gráfica se analiza el uso de la información para la toma de decisiones en las diferentes áreas del negocio:

En cada periodo histórico, la contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnológicos. Los contadores se preguntan qué información demandan los usuarios.

Los sistemas contables son utilizados tanto por usuarios internos, como el caso de un gerente, como por externos que podrían ser autoridades (SHCP).

Anteriormente los directivos de las empresas demandaban balances mensuales, los cuales eran muy costosos ya que se llevaba una contabilidad manual; sin embargo, hoy en día cualquier programa te permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es muy importante para el contador conocer los avances tecnológicos en cada momento.

Tecnología de información en el área Fiscal

El trabajo realizado por los asesores fiscales está influyendo muy positivamente en la situación fiscal de las empresas, y la demanda futura que tendrán que atender será mayor cuantitativamente y más completa desde el punto de vista cualitativo.

Eso es debido a las nuevas tecnologías que se ha implementado para la difusión de la información y de la facilitación del pago de impuestos

En México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), ha diseñado un sistema informático llamado eSAT, una solución eficiente e innovadora para poner al alcance de los contribuyentes nuevos servicios electrónicos, que les permitan cumplir con sus obligaciones fiscales de una forma directa, rápida, sencilla, segura y cómoda.

Vía Internet

El DeclaraSAT en Línea es un sistema de apoyo que opera en forma directa en la página de Internet del SAT, realizando el cálculo y envío de la declaración del ejercicio 2003, para contribuyentes con ingresos exclusivamente por salarios, salarios con acumulación de intereses del sistema financiero e ingresos exclusivamente por arrendamiento de casa habitación.

Es necesario tener previamente su clave de identificación electrónica confidencial. Para presentar su declaración anual a través del DeclaraSAT en línea, debe realizar el siguiente procedimiento:

• Acceder al sistema DeclaraSAT en línea
• Proporcionar su RFC y clave CIEC.
• Seleccionar el régimen fiscal por el cual presentará su declaración anual.
• Capturar los datos solicitados en las pantallas del programa.
• Verificar que la información fiscal generada sea correcta.
• Efectuar el envío de la declaración.
• Recibir al instante el acuse de recibo.
• En caso de que exista impuesto a cargo, deberá realizar su pago a través de los portales de las instituciones bancarias autorizadas, proporcionando para tal efecto la fecha de presentación y el número de operación señalados en el acuse de recibo.

Si no tuvo problemas en realizar todos los pasos anteriores, quiere decir que ha hecho su declaración anual satisfactoriamente.

De lo contrario, puede pedir asesoría gratuita ya sea vía internet, vía telefónica, o dentro de cada una de las instalaciones de la SAT.

Vía Telefónica

También hay otra manera de pagar impuestos, por medio de vía telefónica. La Administradora Central de Atención al Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los días del año.

El sistema cuenta con tres apartados generales que incluyen buzón de voz, indicadores permanentes y declaración anual; éste último permite hacer el cálculo provisional y anual de los impuestos del ejercicio para personas físicas.

Requiere tener a mano la constancia de retenciones y los comprobantes de deducciones, y a continuación deberá teclear las cantidades en el teléfono.

El sistema le pide el año del ejercicio a declarar en cuatro dígitos, debe teclear el total de ingresos percibidos en el ejercicio, los ingresos exentos, la proporción de subsidio determinada por el patrón, el total de deducciones personales y las retenciones de ISR o pagos provisionales durante el año.

En el caso de montos debe incluir dos cifras correspondientes a los centavos y el porcentaje del subsidio debe ser de cuatro dígitos. Una vez capturados los datos, escuchará un mensaje con el impuesto calculado y si es a favor o en contra.

La grabación le indica si desea recibir el documento vía fax, para lo que requiere teclear el número telefónico en 10 dígitos, incluyendo la clave lada.

El sistema le avisa que ha procesado su solicitud y que esté pendiente de su línea de fax. Además, en caso de que esté ocupada la línea, se intentará más tarde. El documento que se recibe es una hoja con los datos que deberá vaciar en la forma fiscal correspondiente para presentar la declaración anual.

¿Cuál es el aporte real y medible de las tecnologías de la información a las empresas?

TECNOLOGÍA + EMPRESA = DESARROLLO

El valor concreto que aportan las tecnologías de la información es la Eficacia. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos.

Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades básicas y a la medida de éstas.

Siendo así, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización.

Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solución TI.

Nos podemos dar cuenta que en nuestros días existe una gran necesidad de estar al alcance de los sistemas de información, así como tener el conocimiento de ella y poder relacionarlas con cualquier materia, y en mi caso, con el área fiscal y contable.

El surgimiento de la tecnología de información y de las herramientas tecnológicas ha modificado los procesos de administración contable y fiscal de las empresas y las ha obligado a desarrollar nuevas estrategias, no sólo para adaptarse a las exigencias de la tecnología, sino también para el logro de los mejores resultados.

En los últimos años se viene observando una mayor preocupación por cumplir correctamente las obligaciones fiscales.

Es por eso que mediante el uso de la tecnología de información nos ha ayudado a disminuir los errores, a cumplir con las leyes fiscales, a hacer las cosas diferentes y con ahorro de tiempo.

Cabe mencionar, que para hacer el uso correcto de esas tecnologías, difícilmente se va a hacer si no se tiene los conocimientos tributarios.

El avance de la utilización de la tecnología no implica que el que hoy requiere los servicios del asesor fiscal, deje de hacerlo. Lo que sí se debe de hacer y seguir haciendo, es el uso de esa tecnología para sus cálculos, ya que el cliente se dará cuenta de la existencia de ésta, y por ende, la demandará

Por lo tanto, para estar a la vanguardia de la tecnología, el contador y asesor fiscal debe dominar cuatro aspectos básicos:

1) Conocimientos esenciales de la contabilidad y fiscal

2) Cultura general

3) Conocimiento organizacional y de negocios

4) Conocimiento actualizado de tecnología de información

Sin estos 4 aspectos básicos, el contador y asesor fiscal no tendrían éxito, ya que es indispensable tener cultura general, conocimientos de contabilidad, de negocios y de tecnología de información. Imagínese que usted es dueño de una empresa y ha tenido problemas contables, por lo que necesita contratar a un contador.

Lógicamente que preferirá contratar a alguien preparado, con mucha experiencia y que sepa utilizar las tecnologías de información para llevar a cabo su contabilidad de manera rápida y efectiva, y así ver las posibles causas de los problemas contables que tenga su empresa.

Beneficios Practicas de la Utilización del Computador en la Contabilidad

IMPORTANCIA DE LA INFORMATICA EN EL SISTEMA CONTABLE.

Nos encontramos en la era de la tecnología y la sistematización, donde todas las personas son usuarias de los computadores, y toda profesión como la Contaduría Pública necesita del uso de ellos.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos, tanto para la toma de dediciones de los socios de la empresa, como para aquellos usuarios externos de la información.

Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencial izar la empresa dentro del mercado si se le da el manejo adecuado, medición y reconocimiento.

Los sistemas de contabilidad han tomado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización, sin embargo no debemos limitarnos solo a esa función, dado a que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la empresa, sino que se tomen todos los componentes de la empresa, tanto tangibles como intangibles que nos permitan compartir en un entorno cada vez más fuerte y más agresivo.

Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información.

El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al contador.

La informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de Software, como por ejemplo, EXCEL, ACCES, y Paquetes Contables, que permiten simplificación y rapidez en el trabajo. Le permite llevar la información ordenada y siempre a tiempo, siendo está, un muy buen sistema de información.

Considero que la informática es fundamental en la formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo, dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de decisiones dentro de la entidad.

IMPORTANCIA DEL USO DE LA INTERNET EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD Las Internet, brindan hoy día a la empresa capacidad para elaborar y ofrecer a los usuarios información útil y relevante para la toma de dediciones, tanto en cantidad como en calidad. Tanto en términos históricos como futuros. Tanto en términos tangibles como intangibles.

La informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de la Internet, que permiten la simplificación y rapidez en el trabajo. Le permite llevar la información ordenada y siempre a tiempo, siendo está, un muy buen sistema de información.

INCIDENCIA DE LA INFORMATICA EN EL AREA DE LA CONTABILIDAD Aunque aún está en pañales, cada vez más se hace conocida en nuestro país la venta mediante la gran red mundial de comunicación, Internet. Sin embargo, también se vuelve necesario reflexionar sobre el real desarrollo de la incidencia de este medio en la contabilidad del mercado local.

En el nivel internacional, se puede mencionar la venta de entradas para los partidos del mundial de Francia 98. Mediante el ingreso a su página Web, por ejemplo en febrero de este año, se podían comprar entradas desde cualquier lugar del mundo. También podía verse qué localidades se habían agotado en cada partido, cuáles eran los precios de las entradas en todas las etapas del mundial y aún más, la página llevaba a links de servicios complementarios interesantes que iban desde fixtures hasta relaciones de vuelos que llegaban a Francia desde diferentes lugares del mundo y las respectivas tarifas.
Aquí se puede extraer una reflexión que a menudo se pasa por alto, y es que si se pregunta a algunas empresas por qué razón tienen una página Web, muchas de ellas contestan porque la competencia tiene una. Esta es una respuesta que carece de sustento. Una empresa debe tener una página Web si es que es un medio que facilitará y mejorará la comunicación con sus clientes. En el caso de los organizadores del mundial de Francia 98, ellos pensaron en la necesidad de comunicación en un nivel global con el mercado potencial y en el modo de satisfacer esa necesidad. El resultado fue un éxito rotundo, como todos saben.

Volviendo a nuestro mercado nacional y después de la anterior reflexión, se pueden mencionar otros factores que afectan a una estrategia de ventas mediante Internet. Entre ellas, podemos mencionar el ratio entre computadoras con acceso a Internet y mercado objetivo, el costo de acceso a la red (la suscripción, el software y el costo por minuto conectado), la disponibilidad de tiempo por parte del mercado objetivo, la facilidad para encontrar las direcciones y no "navegar sin un puerto de llegada cercano", la aceptación y la adaptación a la idiosincrasia del mercado, entre otros. Recordemos que los perfiles xilográficos locales no siempre se adaptan a los modelos internacionales.

NOMBRES DE PROGRAMAS DE INFORMATICA UTILIZADOS EN LA CONTABILIDAD Dentro de los programas más conocidos podemos mencionar los siguientes:
- Contaplus
- sage-logic
- Eurowin
- Contasol
- Wonta w o 3s accounting 3.2
- Monica
- DacEasy
- Mh Sft.

 Ventajas de la computadora en el área de contable.

1- La contabilidad  computarizada es más veloz, ya que por medio de la creación de  software o programas creados en el computador se pueden realizar labores antes sólo realizables por un contador.

2-Se puede manejar un volumen mayor de operaciones y se reduce mucho el número de errores porque se realizan en forma instantáneas tareas que consumen mucho cuando se hacen de forma manual.

3-Los cálculos realizados por las máquinas son más fiables que los hechos por las personas.  Por lo que obtendremos información más integra y confiable.

4-El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, evitando errores como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, asentar un crédito como débito o viceversa.

 5-Se producen automáticamente informes computarizados por un sistema de contabilidad entre los más importantes: Diarios, Mayores, Estados Financieros e informes especiales que ayudan a la toma de decisiones certeras de la empresa.

6-Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es meramente intelectual,  ya que este sólo deberá asegurarse de que la configuración y entradas de una transacción sean conectadas, el sistema se encargará de hacer el resto del trabajo.

7-Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de la información.

8-Hoy en día un programa de contabilidad permite hacer cierres virtuales de la contabilidad  pulsando una tecla,  por lo que es muy importante para los contadores conocer el estado de la tecnología de la información en cada momento.

9-Utilizar un soporte informático supone mayor velocidad para obtener los balances o la posibilidad de depositar las cuentas en los registros mercantiles o liquidar los impuestos a través de procedimientos de intercambio electrónico de información.

10-Impresión automática de documentos. Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio.

Desventajas de la computadora en el área de contable.

1-No mostrar el verdadero valor de las empresas que permita la toma de decisiones racionales de los usuarios.  Actualmente estos problemas vienen siendo corregidos exclusivamente con nuevas reglas de valuación inmersas en las nuevas Normas Internacionales de Contabilidad.

2-No identifica las fuentes de valor puestas a trabajar en una era virtual y de una economía del conocimiento.

3-La convergencia de las tecnologías de la información y la comunicación, que afecta el cómo las personas trabajan y compran.

4-La existencia de intrusos que entran a un sistema normalmente como invitados y tratan de explotar algún defecto del sistema para llegar a controlarlo y los ataques que han sufrido las entidades de parte de intrusos a través de sus computadoras.

5-En la calidad del servicio, cualquier problema en los sistemas de información repercute en instantáneamente en la empresa y afecta su funcionamiento normal.

6-Existen riesgos derivados de la falta de seguridad y del uso inadecuado o fraudulento de la información.

7-Su costo, no todas las empresas pueden tener sistemas de contabilidad eficaces pues su costo puede resultarles muy alto.

8-Para el profesional del área contable que realizaba labores que ahora pueden ser fácilmente desarrolladas por una máquina puede costarle su trabajo este desarrollo.  Menos personas pueden hacer más funciones y de igual forma, sólo con saber manejar el sistema cualquier persona puede obtener los resultados que obtendrían un contador o contadora del mismo sistema informático.

9-Problemas relativos con la privacidad de los datos.

10-El alto costo en el entrenamiento del personal.

Conclusiones

·         En conclusión el sistema de información contable es un sistema en la cual nos facilita la realización de los registros contables que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también nos da la facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y rápida. Para que la misma empresa ponga a disposición de sus trabajadores la información interna así como externa para poder verificar el funcionamiento de la administración y de la calidad de la empresa y llegar a tomar mejores decisiones para la empresa.

·         Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla, gracias a la informática y contando con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. 

·         Después de exponer los argumentos se  reconoce las ventajas que los diferentes tipos de sistemas informáticos representa para la  contabilidad.  El sistema VERSAT es el sistema informático más aplicado en Cuba, pues constituye un eslabón que enlaza la contabilidad con la informática, la auditoria y el control interno. Es además muestra del desarrollo alcanzado en este sentido constituyendo una fortaleza.

·         De forma general se reconoce  que las computadoras han sido determinantes para el desarrollo de la contabilidad. Se usan desde hace tiempo y su connotación es aún mayor en el entorno de las comunicaciones y de la Internet.

·         No obstante las aspiraciones de las empresas cubanas deben estar orientadas a la creación de nuevos y mejores modelos y para ello la capacitación del personal debe ser constante, si consideramos el vertiginoso avance de las ciencias informáticas.